Frais de restaurant et d’hôtel : une déductibilité très encadrée !

Vous êtes souvent amené à engager des frais d’hôtel et de restaurant pour vous rendre à des congrès, des salons professionnels, ou tout simplement pour aller à la rencontre de vos clients et de vos fournisseurs. Nos conseils pour pouvoir déduire ces frais…

Des frais déductibles… sous conditions

Le principe. Les frais de représentation sont admis en déduction des résultats de l’entreprise dès lors qu’ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et qu’ils sont justifiés.

Des dépenses professionnelles… Des frais seront qualifiés de professionnels s’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, ils doivent être liés à l’exploitation, compte tenu de la nature et des conditions d’exercice de son activité.

… et justifiées. Les frais doivent être appuyés de justificatifs de nature à établir la réalité des dépenses. Il est donc vivement conseillé de conserver toutes les notes de restaurant, les factures d’hôtel en notant au verso l’objet du déplacement et l’identité et la qualité des participants aux repas.

Un peu de souplesse ? La doctrine administrative admet de ne pas remettre en cause systématiquement la déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d’entreprise pour le seul motif que le montant de ces frais n’est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées au titre de ces frais correspondent à des dépenses d’ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l’importance de l’exploitation (BOI-BIC-CHG-10-20-20 du 19.05.2014) .

Conseil. Cette doctrine peut utilement être invoquée si le fisc vous titille pour quelques justificatifs incomplets. Mais dans la mesure du possible, conservez le maximum d’éléments pour éviter d’être ennuyé par le fisc.

Rappel. Les entreprises doivent fournir, à l’appui de la déclaration de leurs résultats, le relevé détaillé de certains frais généraux engagés par les personnes les mieux rémunérées, et notamment les frais de voyage et de déplacement ainsi que les frais de réception.

Les difficultés les plus fréquentes

Les frais de restaurant individuels… Les frais supplémentaires de repas engagés par un contribuable imposé en BIC peuvent être déduits dès lors que la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce qu’il rentre déjeuner chez lui, sans cependant être excessive. Le caractère normal de la distance relève d’une appréciation au cas par cas, sous le contrôle du juge de l’impôt. Il est notamment tenu compte de la configuration de l’agglomération, la nature de l’activité exercée, l’implantation de la clientèle,  

… mais pour un montant limité. La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le contribuable aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d’ordre personnel : elle ne peut être déduite du bénéfice imposable. De plus, la dépense, même justifiée, ne peut être prise en compte qu’à hauteur d’un plafond (BOI-BIC-CHG-10-10-10 du 07.02.2018) . Concrètement, avec le barème 2018, le montant maximal déductible par jour s’élève à : 18,60 € (plafond)   – 4,80 € (évaluation repas à domicile)   = 13,80 € TTC.

À noter. Seuls les gérants d’EURL et les entrepreneurs individuels peuvent déduire, dans les limites décrites précédemment, leurs frais de repas personnels pris sur leur lieu de travail.

Et les frais engagés au profit du conjoint ? Il est fréquent que le chef d’entreprise soit accompagné par son conjoint lors d’un déplacement d’affaires. Dans ce cas, la quote-part des frais engagés à son profit n’est pas déductible, le lien avec l’exploitation n’étant en effet pas établi.

Attention ! Dans un récent arrêt, il a été jugé que la présence des conjoints à un séminaire ou voyage constituait un des éléments de nature à mettre en évidence le caractère non professionnel des frais engagés (Cass. 2e civ. 30.03.2017 n° 16-12132, D) .

Lors d’un contrôle, les dépenses de représentation, en particulier celles engagées par le chef d’entreprise, font quasi systématiquement l’objet d’un examen approfondi. Pour éviter une remise en cause de leur déduction, conservez les justificatifs et indiquez-y l’objet de la dépense, l’identité et la qualité des invités !

Si vous reprenez un droit au bail...

Vous envisagez de récupérer des locaux pour y installer votre entreprise en vous substituant au locataire précédent dans les termes du contrat qu’il avait lui-même négocié. À quoi devez-vous faire attention ? Et d’un point de vue fiscal ? Nos conseils…

La poursuite du bail commercial

Un droit au bail versé à l’ancien locataire. Il correspond à la valorisation par un locataire sortant des locaux pour lesquels il est titulaire d’un bail sans pour autant prendre en considération son fonds de commerce dans son intégralité. Son montant est fonction de la valeur locative des locaux ; de son emplacement, sa configuration, ses agencements et son potentiel d’agrandissement ; des conditions du bail (un renouvellement récent augmenterait, par exemple, le prix) ; du montant actuel du loyer (plus il est faible au regard du marché, plus l’indemnité est susceptible d’être élevée, et inversement). Souvent, il est procédé à une comparaison de cessions équivalentes situées dans un même secteur géographique.

Des protections pour vous… Vous bénéficiez de dispositions protectrices (C. com. art. L 145-1 et suiv.)  : droit à renouvellement, encadrement du loyer et de ses modalités de révision, indemnité d’éviction, etc. Prudence toutefois quant à d’éventuels travaux ou réparations non assumés par le cédant qui, du coup, vous incomberont.

Et le propriétaire ? Celui-ci ne peut s’opposer à la cession d’un fonds de commerce (droit au bail et clientèle pour la poursuite de la même activité) par application de l’article L 145-16 du Code de commerce. À l’inverse, une disposition interdira généralement au locataire de céder le droit au bail indépendamment du fonds ou instaurera une procédure d’agrément : en cas de refus, il lui faudra justifier d’un intérêt légitime.

Bon à savoir. Notez que l’article L 145-51 donne droit à un locataire qui a demandé le bénéfice de ses droits à la retraite ou a été admis au bénéfice d’une pension d’invalidité, de céder son bail isolément, en respectant néanmoins un formalisme strict. Peuvent bénéficier de cette disposition, l’associé unique d’une EURL ou le gérant majoritaire depuis au moins deux ans d’une SARL.

À noter. Les baux commerciaux incluent souvent une clause de « garantie solidaire » par laquelle le cédant (ancien locataire) s’engage avec le cessionnaire (nouveau locataire) au paiement des loyers. Depuis la loi Pinel du 18.06.2014, le bailleur est en droit de l’invoquer seulement durant trois ans à compter de la cession.

Fiscalement…

Des droits de mutation. L’acte doit être enregistré et des droits de mutation sont ainsi à régler. Ils sont, sauf négociation contraire, assumés par l’acquéreur. Calculés selon un barème (CGI art. 719) , ils s’élèvent au minimum à 25 € pour une transaction inférieure à 23 000 €. Puis, un taux s’applique sur le prix d’acquisition : de 3 %, pour la fraction du prix compris entre 23 000 et 200 000 €, à 5 % au-delà.

Bon à savoir. Le prix de vente d’un droit au bail n’est pas assujetti à TVA.

Le droit au bail peut être amorti… Inscrit à l’actif du bilan, c’est une immobilisation incorporelle. La durée d’amortissement correspond généralement à la durée du bail ou bien des immobilisations attachées à l’immeuble loué.

Mais pas sur le plan fiscal ! La dotation comptable ne peut venir en déduction du résultat fiscal. Il convient donc de réintégrer chaque année la dotation aux amortissements pratiquée en comptabilité.

Une provision pour dépréciation possible ? Et ce, dès lors que sa valeur probable de réalisation est devenue inférieure à sa valeur comptable. Celle-ci est fiscalement déductible si les conditions requises sont respectées.

Le droit au bail ne peut faire l’objet d’un amortissement déductible fiscalement. Par contre, si l’entreprise est en mesure de justifier que sa valeur probable de réalisation est inférieure à sa valeur inscrite en comptabilité, elle pourra alors constituer une provision déductible de ses résultats…

Bientôt des cadeaux pour vos clients ?

La rentrée des classes vient à peine d’avoir lieu que vous recevez déjà des prospectus en vue des cadeaux d’affaires de fin d’année. Nos conseils si vous envisagez d’en faire…

Pour récupérer la TVA… Par principe, une livraison de biens faite à titre gratuit, principalement les cadeaux d’affaires, ou à un prix très inférieur, ne constitue pas une opération assujettie à la TVA. La taxe qui grève le coût de cette prestation ne peut donc pas être récupérée.

Oui, si… Toutefois, une exception à cette règle vise expressément les biens de très faible valeur, qu’ils soient ou non spécialement conçus pour la publicité. La TVA grevant ces biens, même distribués gratuitement aux clients ou fournisseurs, sera récupérable par l’entreprise, à la condition que la valeur unitaire de ces biens n’excède pas 69 € TTC (valeur inchangée depuis 2016).

Bon à savoir. Cette valeur maximale correspond à l’ensemble des objets offerts à une même personne au cours de l’année et doit inclure tous les frais annexes qui s’y rapportent (frais de port, frais d’emballage, etc.). Dans l’hypothèse où vous offrez un coffret contenant plusieurs articles, qui sont eux-mêmes susceptibles d’être offerts isolément, c’est la valeur totale du coffret qui ne doit pas dépasser la limite requise. Cela signifie aussi que si le cadeau est prélevé dans les stocks, il ne donne pas lieu à imposition d’une livraison à soi-même si son montant n’excède pas la valeur précitée.

Pour déduire la charge… Au regard de l’impôt sur les bénéfices, les cadeaux d’affaires constituent une charge déductible des résultats de l’entreprise, pour autant qu’ils soient effectués dans l’intérêt de l’exploitation. Cela suppose donc d’être en mesure d’expliquer l’intérêt que peut avoir l’entreprise à offrir des cadeaux à ses clients ou fournisseurs : pérennisation et/ou développement du réseau client, maintien de bonnes relations commerciales, etc.

Oui, si… Si aucune condition de valeur n’est fixée, le cadeau ne doit pas être d’un montant qualifié d’« excessif » en considération notamment de la taille et de l’activité de l’entreprise, ainsi que du chiffre d’affaires généré par ce client. Une appréciation au cas par cas.

Conseil. En se référant à la valeur admise au titre de la TVA, la déduction fiscale ne posera pas de problème.

Si vous envisagez de fidéliser vos meilleurs clients en leur offrant des cadeaux, limitez leur valeur à 69 € TTC par an et par bénéficiaire pour récupérer la TVA et assurer leur déduction de votre résultat !

Le CIMR : un nouveau crédit d’impôt... éphémère !

Si la mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS) ne se traduira pas par une véritable année blanche, il n’en demeure pas moins que vos revenus « habituels », comme notamment votre rémunération, perçus cette année, ne seront pas imposés…

La problématique, en quelques mots

Avec la mise en œuvre du prélèvement à la source (PAS), le décalage d’un an entre la perception des revenus et leur imposition va être supprimé.

Quels revenus imposés en 2019 ? Cette année 2018, vous payez l’impôt sur le revenu sur la base des revenus perçus en 2017. L’année prochaine, vous paierez, à la source, l’impôt sur les revenus perçus cette même année 2019.

Et les revenus perçus en 2018 ? Ils n’ont pas vocation à être imposés pour vous éviter de payer l’année prochaine à la fois l’impôt sur ces revenus 2018 et l’impôt à la source sur les revenus 2019.

Éviter les abus… Pour éviter que certains contribuables ne majorent artificiellement leurs revenus 2018, les pouvoirs publics ont prévu un mécanisme temporaire : le crédit d’impôt modernisation du recouvrement (CIMR).

Le CIMR, comment ça marche ?

Uniquement sur les revenus non exceptionnels. Le CIMR est égal au montant de l’impôt sur le revenu du foyer résultant de l’application du barème en vigueur multiplié par le rapport entre les revenus exceptionnels de l’année 2018 relevant de l’assiette du PAS et le revenu net imposable du foyer soumis au barème.

Concrètement. L’année prochaine, l’impôt sera calculé selon les modalités habituelles puis le CIMR viendra annuler la part de l’impôt correspondant aux revenus non exceptionnels. Seule la fraction de l’impôt correspondant aux revenus exceptionnels de l’année 2018 sera à régler.

Revenus habituels ou exceptionnels ?

Des règles spécifiques. Les revenus exceptionnels sont exclus du CIMR.

Pour les traitements et salaires. Sont expressément exclus du CIMR, les indemnités de rupture du contrat de travail (sauf les indemnités de fin de CDD et de fin de mission d’intérim ainsi que les indemnités compensatrices de congés et de préavis), les indemnités versées à l’occasion de la cessation des fonctions de mandataire social et dirigeant ou celles versées lors de la prise de fonction de mandataire social. Il en est de même des prestations de retraite servies sous la forme de capital, des sommes perçues au titre de la participation ou de l’intéressement non affectées à un plan d’épargne et des sommes issues de la monétisation des droits inscrits sur un compte épargne temps excédant une durée de dix jours.

D’une manière générale… Les revenus qui correspondent par leur date normale d’échéance à une ou plusieurs années antérieures ou postérieures sont exclus du CIMR.

S’agissant des indépendants. Le fisc considère qu’ils ont plus de facultés pour optimiser leur revenu imposable au titre de cette année de transition. De ce fait, les revenus non exceptionnels pour 2018 sont appréciés par comparaison avec les montants des bénéfices réalisés sur la période 2015-2017. Si le bénéfice en 2018 est supérieur au plus élevé des bénéfices de la période 2015-2017, l’assiette du CIMR est plafonnée au montant de ce dernier. Dans le cas contraire (bénéfice 2018 inférieur au plus élevé de ces bénéfices), il est intégralement retenu pour le calcul du CIMR. Dans ce dernier cas, le CIMR viendra annuler en totalité l’impôt dû au titre du bénéfice 2018.

Conseil. Il est donc inutile d’essayer de majorer le bénéfice 2018. Lors de la liquidation de l’impôt en 2019, un complément d’imposition vous serait réclamé au titre de cette quote-part considérée comme « exceptionnelle ».

Le CIMR n’a vocation à s’appliquer qu’au titre de cette année de transition. S’il a pour objet d’éviter que vous soyez imposé en 2019 sur la base des revenus de deux années, il a également un autre objectif : éviter les effets d’aubaine ! Seule l’imposition de vos revenus non exceptionnels sera ainsi effacée.

Le contraire de bonne foi : manquement délibéré !

Si, à l’occasion de redressements fiscaux, l’administration estime que vous n’êtes pas de bonne foi, elle vous appliquera une pénalité pour « manquement délibéré ». En clair, elle vous accusera de mauvaise foi : à quelles conditions ?

Un redressement fiscal…

Un contrôle. Le contrôle fiscal a pour objectif de s’assurer que l’entreprise respecte ses obligations en matière fiscale.

Sur pièces ou sur place. Un contrôle fiscal pourra s’effectuer sur pièces, c’est-à-dire sur la base des déclarations et des éléments en possession de l’administration, soit se dérouler sur place, c’est-à-dire à partir des constatations qu’un vérificateur aura effectuées à l’occasion d’investigations dans la comptabilité de l’entreprise.

Une absence de redressement… Soit ce contrôle fiscal n’aboutit à aucune rectification fiscale, auquel cas l’administration envoie à l’entreprise un avis d’absence de redressements.

… ou des rectifications. Soit le vérificateur relève des incohérences, omissions, inexactitudes dans la comptabilité de l’entreprise et il va alors proposer des rectifications fiscales à l’entreprise aboutissant à des rehaussements d’impôts et/ou de taxes.

À noter. Pour que l’entreprise puisse se positionner en toute connaissance de cause, il est impératif que le vérificateur, d’une part, précise le fondement légal sur lequel repose la rectification fiscale proposée et, d’autre part, indique la nature et le montant des rehaussements envisagés, ainsi que les conditions dans lesquelles ils sont effectués.

Un intérêt de retard. En plus des redressements, le vérificateur appliquera aussi, le cas échéant, des intérêts de retard. Calculés en appliquant le taux de 0,2 % par mois de retard (soit 2,40 % par an depuis le 01.01.2018, 4,80 % avant cette date), cet intérêt de retard est censé compenser le préjudice subi par le Trésor du fait de la perception différée de l’impôt ou de la taxe que le vérificateur va rectifier à la hausse.

… que vous ne pouviez pas ignorer ?

Des pénalités. En plus de l’intérêt de retard, le vérificateur pourra appliquer aussi, le cas échéant, des pénalités. Ces pénalités peuvent sanctionner, soit une insuffisance sur la base de calcul de l’impôt, soit un défaut de déclaration, soit un défaut ou retard de paiement. Les taux varient selon la nature de l’infraction sanctionnée.

En cas de mauvaise foi. Il arrive que le vérificateur vous reproche d’avoir délibérément commis une omission, une insuffisance de déclaration ou une inexactitude. En pareille hypothèse, il appliquera alors une majoration spéciale.

40 %. La sanction est sévère puisque le « manquement délibéré » ou ce qu’on appelle plus communément la « mauvaise foi » est sanctionnée par une majoration de 40 % des rectifications fiscales.

Mais… L’administration ne peut toutefois appliquer comme bon lui semble cette pénalité. L’entreprise et vous-même êtes réputés de bonne foi. Pour être sanctionné pour mauvaise foi, encore faut-il que vous vous soyez rendu délibérément coupable d’omissions ou d’insuffisances dans vos déclarations, ou que les redressements opérés soient très importants ou récurrents. Et c’est à l’administration d’apporter la preuve que vous êtes effectivement de mauvaise foi.

Allons plus loin… Il faut savoir que cette pénalité de 40 % peut être portée à 80 % en cas d’abus de droit ou de manœuvres frauduleuses. Mais pour infliger la majoration pour abus de droit, l’administration fiscale doit démontrer que le contribuable a commis les actes constitutifs de l’abus de droit ou en est le principal bénéficiaire (CE 19.03.2018 n° 399862) . À défaut, la majoration pour abus de droit sera au taux de 40 %.

Si l’administration envisage de vous appliquer la majoration de 40 %, elle devra apporter la preuve d’une intention délibérée de votre part d’échapper à l’impôt. Et pour appliquer la majoration à 80 %, elle devra démontrer l’abus de droit. À défaut d’une telle démonstration, la majoration ne pourra excéder 40 %.