Frais de restaurant et d’hôtel : une déductibilité très encadrée !

Vous êtes souvent amené à engager des frais d’hôtel et de restaurant pour vous rendre à des congrès, des salons professionnels, ou tout simplement pour aller à la rencontre de vos clients et de vos fournisseurs. Nos conseils pour pouvoir déduire ces frais…

Des frais déductibles… sous conditions

Le principe. Les frais de représentation sont admis en déduction des résultats de l’entreprise dès lors qu’ils correspondent effectivement à des dépenses professionnelles et qu’ils sont justifiés.

Des dépenses professionnelles… Des frais seront qualifiés de professionnels s’ils sont engagés dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, ils doivent être liés à l’exploitation, compte tenu de la nature et des conditions d’exercice de son activité.

… et justifiées. Les frais doivent être appuyés de justificatifs de nature à établir la réalité des dépenses. Il est donc vivement conseillé de conserver toutes les notes de restaurant, les factures d’hôtel en notant au verso l’objet du déplacement et l’identité et la qualité des participants aux repas.

Un peu de souplesse ? La doctrine administrative admet de ne pas remettre en cause systématiquement la déduction des frais de voyage, de réception et de représentation des chefs d’entreprise pour le seul motif que le montant de ces frais n’est pas justifié par la production de documents formant preuve certaine lorsque les sommes comptabilisées au titre de ces frais correspondent à des dépenses d’ordre professionnel et ne sont pas excessives eu égard à la nature et à l’importance de l’exploitation (BOI-BIC-CHG-10-20-20 du 19.05.2014) .

Conseil. Cette doctrine peut utilement être invoquée si le fisc vous titille pour quelques justificatifs incomplets. Mais dans la mesure du possible, conservez le maximum d’éléments pour éviter d’être ennuyé par le fisc.

Rappel. Les entreprises doivent fournir, à l’appui de la déclaration de leurs résultats, le relevé détaillé de certains frais généraux engagés par les personnes les mieux rémunérées, et notamment les frais de voyage et de déplacement ainsi que les frais de réception.

Les difficultés les plus fréquentes

Les frais de restaurant individuels… Les frais supplémentaires de repas engagés par un contribuable imposé en BIC peuvent être déduits dès lors que la distance entre le lieu d’activité et le domicile fait obstacle à ce qu’il rentre déjeuner chez lui, sans cependant être excessive. Le caractère normal de la distance relève d’une appréciation au cas par cas, sous le contrôle du juge de l’impôt. Il est notamment tenu compte de la configuration de l’agglomération, la nature de l’activité exercée, l’implantation de la clientèle,  

… mais pour un montant limité. La fraction de la dépense qui correspond aux frais que le contribuable aurait engagés s’il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d’ordre personnel : elle ne peut être déduite du bénéfice imposable. De plus, la dépense, même justifiée, ne peut être prise en compte qu’à hauteur d’un plafond (BOI-BIC-CHG-10-10-10 du 07.02.2018) . Concrètement, avec le barème 2018, le montant maximal déductible par jour s’élève à : 18,60 € (plafond)   – 4,80 € (évaluation repas à domicile)   = 13,80 € TTC.

À noter. Seuls les gérants d’EURL et les entrepreneurs individuels peuvent déduire, dans les limites décrites précédemment, leurs frais de repas personnels pris sur leur lieu de travail.

Et les frais engagés au profit du conjoint ? Il est fréquent que le chef d’entreprise soit accompagné par son conjoint lors d’un déplacement d’affaires. Dans ce cas, la quote-part des frais engagés à son profit n’est pas déductible, le lien avec l’exploitation n’étant en effet pas établi.

Attention ! Dans un récent arrêt, il a été jugé que la présence des conjoints à un séminaire ou voyage constituait un des éléments de nature à mettre en évidence le caractère non professionnel des frais engagés (Cass. 2e civ. 30.03.2017 n° 16-12132, D) .

Lors d’un contrôle, les dépenses de représentation, en particulier celles engagées par le chef d’entreprise, font quasi systématiquement l’objet d’un examen approfondi. Pour éviter une remise en cause de leur déduction, conservez les justificatifs et indiquez-y l’objet de la dépense, l’identité et la qualité des invités !

Pensez aux cadeaux de fin d’année !

La fin de approche, vous commencez déjà à recevoir des catalogues pour offrir des cadeaux de fin d’année à vos meilleurs clients.

Nos conseils…

Pour déduire les cadeaux du résultat…Il est admis que les cadeaux d’affaires constituent une charge déductible des résultats de l’entreprise,
pour autant qu’ils soient effectués dans son intérêt (pérennisation ou développement du réseau client, maintien de bonnes relations
commerciales).

Combien ? Si aucune condition de valeur n’est fixée, il n’en demeure pas moins que le cadeau ne doit pas être d’un montant excessif. La
« normalité » du montant du cadeau s’appréciera donc au regard de la taille de votre entreprise, de I’étendue de son activité, de son chiffre
d’affaires, etc. N’oubliez pas, en outre, que si le montant des cadeaux excède, sur l’exercice, 3 ooo €, vous devez compléter le relevé des frais
généraux à joindre à la déclaration des résultats.

Pour déduire la TVA, 69 € maximum ! La TVA est déductible sur les cadeaux d’entreprise dont la valeur unitaire (fais d’emballage et de
port inclus) ne dépasse pas 69 € toutes taxes comprises (ttc).

Plusieurs cadeaux dans I’exercice ? Lorsque les cadeaux se renouvellent, la valeur des objets donnés ne doit pas excéder cette même
limite de 69 € par an et par bénéficiaire (CGI art. 206, IV-2, 3 ° et art. 28-oo A de son ann. IV).

Ce plafond est réévalué tous les cinq ans en fonction de  l’inflation. II est fixé à 69 € depuis le o1. o1. 2016 et devrait donc être
réévalué en 2021.

Si un même cadeau est composé de plusieurs objets qui peuvent être distribués séparément, c’est la valeur totale de l’ensemble
qui doit être retenue pour la déduction de la TVA.

Par exemple, si le cadeau offert à un même client est composé de deux bouteilles de champagne valant chacune 4o €, la TVA ne pourra pas être déduite.

Inviter plutôt qu’offrir ? L’invitation de clients à un événement sportif ou culturel (matchs de football, réunions d’ath1étisme, représentation artistique ou musicale, etc.) entre dans la catégorie des dépenses de réception professionnelle et non des cadeaux : si l’intérêt de l’entreprise est démontré, la charge résultant de cette invitation sera déductible et le plafond de 69 € ne s’appliquera pas en matière de déduction de la TVA.

Le bon plan : Pour contourner la limitation de la déduction de la TVA si leur valeur excède 69 €, remplacez les cadeaux matériels par des dépenses de réception ! Un match de football, un concert, etc.

Avoir des factures conformes

Le ministère de l’Économie et des Finances vient de rappeler sur son site Internet qu’au 1er octobre, deux nouvelles mentions devront obligatoirement figurer sur toutes les factures (articles L. 441-9-I du code de commerce) :

  • L’adresse de facturation dans le cas où elle est différente de celle de livraison pour le fournisseur et pour le client
  • Le numéro du bon de commande lorsque ce document a été préalablement émis par l’acheteur.

Ces deux mentions supplémentaires résultent de l’ordonnance n°2019-359 du 24 avril 2019, relative à la transparence, aux pratiques restrictives de concurrence et autres pratiques prohibées.

L’ordonnance renforce en outre les sanctions pour infraction aux règles de facturation. L’amende, de nature administrative pourra atteindre jusqu’à 75.000 € pour une personne physique et 375.000 € pour une personne morale. Le montant de l’amende pourra être doublé en cas de récidive dans un délai de 2 ans à compter de la première sanction.

Les entreprises s’exposent également à une amende fiscale de 15 € par mention manquante sans pouvoir excéder le quart du montant de la facture.

Les autres mentions obligatoires ¶

Ces 2 nouvelles mentions viennent alourdir les nombreuses mentions déjà obligatoires (article L441-3 du code de commerce et article 242 nonies A du CGI) :

  • La date et le numéro de la facture
  • La date de la vente ou de la prestation de service
  • L’identité du fournisseur (dénomination sociale, adresse du siège et de facturation, numéro SIREN et RCS, forme juridique et capital social)
  • L’identité du client (dénomination sociale, adresse de facturation et de livraison)
  • Le numéro d’identification de la TVA du vendeur et du client professionnel, sauf pour les factures dont le montant HT n’excède pas 150 €
  • La désignation, les quantités de chaque produit et service rendu, le prix, les réductions, les taux de TVA
  • Le montant HT et TTC
  • La date d’échéance du règlement
  • Le taux de pénalité de retard (il ne peut être inférieur à 3 fois le taux d’intérêt légal)
  • L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
  • La mention « autoliquidation de la TVA » dans les cas applicables (acquisitions intracommunautaires, achats de prestations de services intra et extracommunautaires, etc.)
  • L’article du CGI justifiant une exonération de TVA (exemple pour les micro-entrepreneurs : TVA non applicable, article 293B du CGI).